• На главную
  • В избранное
  • Карта сайта
  • Пишите нам
  • Ваш заказ
  • Скачать прайс

"Академия автосервиса "

"Академия автосервиса "
Тематика: Управление автосервисом
Журнал: "Новости Авторемонта" (www.remontauto.ru)
№ журнала: январь, 2004
Дата публикации: 01.01.2005
Мы продолжаем знакомить наших читателей с новыми и наиболее популярными программными продуктами в сфере автосервиса. Сегодня мы расскажем вам о программном комплексе «Академия Плюс - предприятие».
Составляющими этого программного продукта являются следующие части.
· Приложение «Академия Сервис» (клиентский интерфейс, оперативная и историческая базы данных) - автоматизация записи на ремонт, формирование ремонтных заказов (заявок, смет и т. д.), формирование отчетов. Реализована интеграция с заводскими каталогами работ (WIS, KSD).
· Приложение «Академия Плюс» (клиентский интерфейс и база данных) - автоматизация учета денежных средств, товара и материалов, поддержка финансовой и управленческой отчетности (по корпорации, отдельным организациям и складам), управление прайсами, заказами, поставками, продажами и т. д. Реализована операция загрузки заводских прайсов товара. Приложение интегрировано с «Академией Сервис».
· Модуль учета основных средств и нематериальных активов предприятия «Академия Фонды». Неограниченное количество систем учета, начисление амортизации, закрепление за материально-ответственными лицами.
· Модуль подготовки документов по отдельной фирме и их загрузки в базы данных «1С-Бухгалтерия».
· Модули выгрузки данных (прайс работ, план ТО, история работ по машине, прайс товара) из баз данных «Академия Сервис» и «Академия Плюс» в целях их регулярной загрузки на web-сайты предприятия.

Программа
Программный комплекс «Академия Плюс - предприятие» в значительной мере ориентирован на потребности автосервисов. Он предоставляет пользователям следующие возможности.
· Автоматизация оперативного учета материальных и денежных средств.
· Информационная поддержка работы различных цехов, подразделений и служб предприятия (в том числе удаленных):
o диспетчерская;
o посты слесарного ремонта, диагностики и электрики;
o цеха жестяных работ;
o склады;
o службы доставки;
o службы (менеджеры) по работе с клиентами;
o финансовые службы;
o руководство.
· Информационная поддержка мероприятий по выстраиванию устойчивых и взаимовыгодных отношений с клиентами (привлечение, удержание, лояльность).
· Сокращение времени на подготовку справочных данных по запросам клиентов и руководства.

Система управления предприятием и взаимоотношениями с клиентами совмещает каталоги запчастей, прайс-лист и Интернет-сайт (см. рис. 1).

В настоящее время интеграция с Интернет-сайтом осуществляется преимущественно в режиме off-line. Из баз данных приложения «Академия Плюс - предприятие» на сайт регулярно (ежесуточно, ежечасно или в ином режиме) загружается следующая информация: каталог автомобилей; прайс-лист работ; прайс-лист товара и материалов; история выполненных работ и плана ТО по машине (только для авторизованных клиентов); заказы покупателей (клиентов) из корзины поступают по электронной почте. В последующем планируется переход к интеграции с Интернет-сайтами в режиме on-line с использованием типовой конфигурации информационных ресурсов (рис. 2).

На рис. 3 показано оформление рабочего места диспетчера (мастера).

Программа поддерживает два режима записи на ремонт: дневной режим с детализацией по часам для постов слесарного ремонта, диагностики и электрики и месячный режим с детализацией по дням для цехов жестяных работ (рис. 4).

Поддержка рабочего места кассира дает следующие возможности: прием предоплаты, оплаты и доплаты по документу; закрытие документа; печать долговой расписки (рис. 5).

Программа поддерживает планирование будущих техобслуживаний клиентов СТО: расчет объемов и сроков плановых ТО для каждой машины; печать плана ТО по машине; анализ плана и фактов ТО.
Другой возможностью программы является многомерный OLAP-анализ, который дает возможность оценить эффективность рекламных акций; оперативные и исторические документы; оперативные и исторические работы; план ТО; факты ТО; платежи по кассе (рис. 6).

Приложение «Академия Плюс» обеспечивает решение широкого комплекса задач. Это поддержка справочников экономиста, справочников по производителям и контрагентам, справочников материальных средств, ведение курсов трех валют, управление прайс-листами, формирование накладных, бизнес-операций и предварительных заказов. В приложении реализованы функции бухгалтера, оперативного и финансового анализа, многомерного OLAP-анализа и многое другое. На рис. 7–11 представлены скриншоты некоторых операций.









Разработчик осуществляет все виды сопровождения своих программных продуктов: полное, адаптивное, профилактическое и корректирующее. Изменения, вносимые при адаптивном и полном сопровождении, модернизируют программный продукт. Данные требования вносят сверх технических требований, установленных при проектировании программного средства. Изменения, вносимые при адаптивном сопровождении, связаны с необходимостью адаптации программного продукта к изменившимся условиям. Данные изменения связаны с реализацией новых требований к системному интерфейсу, самой системе или техническим средствам. Изменения, вносимые при полном сопровождении, улучшают рабочие характеристики программного средства и его сопровождаемость. Данные изменения могут приводить к предоставлению пользователям новых функциональных возможностей, пересмотру технологии разработки сопровождаемых документов или изменению самих документов.

Отзывы пользователей
Крупное московское авторемонтное предприятие «VDV Сервис» специализируется на ремонте автомобилей VW, Audi, Skoda и Seat и пользуется программой «Академия Плюс» около полутора лет. Рассказывает генеральный директор Николай Романенко:
- «Академия» - это для нас вторая компьютерная программа. Прежде у нас была просто основа, которая выписывала заказ-наряды и выдавала их в распечатанном виде. «Академия» позволяет работать с клиентом. Клиент видит, что и когда сделано на его автомобиле, каковы сроки гарантий на те или иные детали. Программа позволяет спрогнозировать последующий заезд клиента и сообщить ему, что еще нужно сделать, например, через 10 000 км пробега; позволяет определить затраты, которые ему предстоят. Он также может взять историю и посмотреть, сколько он потратил на обслуживание автомобиля, и принять решение, как им распорядиться: продать или пользоваться дальше. На сегодняшний день клиент хочет знать, сколько он вкладывает в автомобиль и сколько он может получить при продаже. Это - для клиента.
Нам программа дает возможность работы без длительных процедур. Мы можем по электронной почте отправить клиенту информацию о том, что мы сделали и что еще предстоит сделать. Клиент может по электронной почте дать согласие на те или иные работы, которые мы обязаны согласовывать с ним по Закону о защите прав потребителей и по Постановлению о ремонте и техническом обслуживании. Это сокращает время, затрачиваемое на поездки в автосервис, телефонные переговоры и пр.
В дальнейшем программа позволит делать прогноз ремонта. Клиент ездит на автомобиле, а мы заботимся о том, чтобы ему не пришлось делать большой ремонт, а только заезжать на профилактический осмотр, диагностику и плановый ремонт. Он ни о чем не должен беспокоиться: мы даем ему полную информацию, а он принимает решение. С помощью этой программы мы ведем его автомобиль и предоставляем клиенту информацию, которой он должен обладать.
В этой программе мы также видим должников - тех, кому не хватило денег заплатить за ремонт и которые должны еще оплатить задолженность. Мы предоставляем нашим клиентам такую услугу, и эта стратегия себя оправдывает.

Новости Авторемонта:
- Какие действия вам как руководителю пришлось предпринять для успешной интеграции этой программы на автосервисе?

Николай Романенко:
- Больших усилий или финансовых затрат не потребовалось. Здравый смысл предложения этой программы позволяет решать многие проблемы с легкостью. Можно иметь такую программу, какая у нас была прежде, и просто видеть: сколько денег пришло, сколько ушло и что осталось в кассе. Но мы не могли фиксировать, по какой рекламе пришли клиенты. Не могли анализировать, какие ремонты приводят к каким доходам. Следовательно, не могли делать прогнозы или давать информацию клиентам. А эта информация позволяет управленцу правильно реагировать и принимать те решения, которые приводят к успеху.

Н. А.:
- Неужели вы всем довольны в этой программе?

Н. Р.:
- Если бы директор был всем доволен, ему нужно было бы сразу уходить. Мы хотим завязать эту программу на продажу и прокат автомобилей, возможно, на автомобильный ломбард. Мы желаем все это иметь в комплексе, видеть всю историю и динамику, всех клиентов. Я недоволен тем, что этого еще нет. А техническая сторона меня полностью устраивает.

Наш следующий вопрос адресован техническому директору «VDV Сервис» Дмитрию Селезневу.

Н. А.:
- Насколько сложно проходило внедрение программы?

Д. С.:
- Внедрение проходило постепенно, но все равно было непросто. Программа достаточно мощная. Мы пользуемся ею всего процентов на 40. Освоить ее полностью мы пока еще не смогли.
Что касается обучения сотрудников, то программа развивалась вместе с нами и мы развивались вместе с программой. Мы начали постепенно: сначала применяли программу «Академия-сервис», т. е. использовали только элементарное заполнение ремонтных заказов. И постепенно стали использовать ее в нужном нам объеме: учет, движение и заказ товара, а также привязка к ремонтным заказам и непосредственно к ремонту автомобилей.

Н. А.:
- Есть ли проблемы с обучением персонала и как вы это делаете?

Д. С.:
- На внедрение программы сильно влияет уровень пользователя. Сказать, что любой человек, знающий компьютер, сможет работать с этой программой, - нельзя. Какое-то обучение все равно требуется. А также - элементарное знание экономики: приход, расход и все остальное. Мы обучаем персонал, потому что объединить в одном лице гения в технике и гения в компьютере практически невозможно. Если человек понимает в автомобиле, то не обязательно, что он понимает в компьютере. Но компьютеру обучить легче. Обучение происходит в процессе. Возникают вопросы - тут же получаются ответы. Если обучать, пока вопросы не возникли, то человек это просто не воспринимает.

Н. А.:
- Используете ли вы каталоги производителей с нормами трудоемкости? Как они сочетаются с «Академией»?

Д. С.:
- Мы не официальные дилеры, но придерживаемся норм времени, которые рекомендует завод-изготовитель. Есть отдельная программа «Элса», которая лимитирует все работы по нормам времени. Это каталог подгрузочный, но не основной. В данной программе мы используем собственный сервисный каталог норм времени на выполнение всех работ. Программу можно обучить. Вы один раз вносите в нее нормы времени, а она все запоминает с разделением по маркам и моделям автомобилей, по двигателям, по коробкам передач и т. д. Естественно, при этом используется наш прайс-лист.

Н. А.:
- Позволяет ли программа делать финансовые отчеты в нужной вашему предприятию форме?

Д. С.:
- Мы не старались объединить одно с другим. Финансовые отчеты как таковые «1С» поддерживает лучше и досконально следит за каждой запятой в формах тех отчетов, которые требует налоговая инспекция, и т. д. «Академия» ведет оперативный учет в реальном масштабе времени. Сейчас для нас готовится модуль выгрузки данных в «1С-бухгалтерию».

Н. А.:
- Насколько вы довольны программой?

Д. С.:
- Сейчас практически на 100 %. Мы добились от программы почти всего, что хотели. На это ушло около двух лет.

«VDV» является группой компаний, и здесь есть в штате собственный системный администратор, который ведет сразу несколько предприятий. Он занимается установкой программ и обучением персонала.

ООО «Скилл Авто» - это автосервис средней руки, работающий с коммерческими автомобилями Ford Transit и Mercedes Vito, а также имеющий магазин запчастей. О своем опыте работы с «Академией Плюс» нам рассказал генеральный директор Владимир Душкин:
- «Академией» мы пользуемся третий год, а прежде у нас была самая элементарная программа выписки заказ-нарядов. «Академию» нам посоветовали знакомые. Около полугода мы ее тестировали, понравилось. Разработчики постоянно приезжали к нам и помогали, и проблем стало меньше.

Н. А.:
- Сколько компьютеров подключено к программе? Сложно ли было обучить персонал?

В. Д.:
- У нас 5 компьютеров. Возможностей у программы много, но мы используем лишь около 30 %. Мы задействовали части по автосервису и по клиентской базе. Есть нюансы, которые мы не переносим в компьютер - то, что написано на бумаге, лучше держится в голове. Однако статистикой по клиентам, поставщикам и ремонту автомобилей, которую предоставляет программа, мы очень довольны. Она удобна, и мы планируем в дальнейшем применять ее в большем объеме.
Обучение проходит без проблем. Персонал сразу начал работать с этой программой. Первые шаги - простейшие. Общую информацию мы даем всем, а дальше обучаем необходимому минимуму. Если человек работает на складе, то учит складскую часть и может сказать о наличии деталей. Мастер-приемщик учит только «Академию-сервис»; он смотрит, когда машина ремонтировалась, какая у нее история, есть ли накопительные скидки. Мне кажется, что надо задействовать лишь те функции, которые тебе реально нужны. А любопытство иногда приводило к тому, что мы залезали в ненужные нам функции и путались. Самое сложное - это формирование заказ-нарядов. У нас изначально был человек, который работал на этой программе, и он по-прежнему этим занимается.

Н. А.:
- Сталкивались ли вы с проблемой приема/списания товара, когда он, например, поступает в галлонах, а списывается в литрах?

В. Д.:
- Да, изначально были такие сложности, но их быстро устранили. К тому же разработчики оперативно реализовали поддержку актов комплектации и разукомплектации.

Н. А.:
- Как вы считаете, каков должен быть минимальный размер автосервиса, чтобы использование данной программы имело смысл?

В. Д.:
- Программа подходит даже для гаражного сервиса. Но тут встает материальный вопрос. Нас ее стоимость устраивает. Все зависит от объема производства: чем больше бизнес, тем выгоднее ее применение.

Его слова подтверждает и Геннадий Колесниченко, коммерческий директор автосервиса «Снива», работающего с автомобилями Mercedes-Benz:
- Я считаю, что любой автосервис может использовать эту программу. Ему не понадобится держать многочисленные документы в бумажном виде. Просто запускаешь программу, вносишь дату, вбиваешь сделанные работы и уплаченные суммы. Это позволяет владеть полной информацией о том, что сделано и что предстоит сделать. Получается своего рода записная книжка по ремонту машины. «Академию плюс» также можно использовать дома, чтобы видеть, куда и как уходят твои деньги. Программа может работать в самом малом магазине запчастей. Нужен лишь человек, который на своем рабочем месте вел бы компьютерный учет.

Геннадий Колесниченко - пользователь «Академии» с семилетним стажем. Его мнение авторитетно в вопросах работы с программой, в том числе и потому, что с 1989 по 1994 г. он работал системным программистом. Но даже у него поначалу возникали проблемы, связанные с излишней многофункциональностью программы.

Н. А.:
- Как сейчас решается этот вопрос?

Г. К.:
- Есть некоторые избыточные функции, но они не сильно мешают, потому что грамотно построена система разграничения доступа на серверном и клиентском уровнях. Я как системный администратор могу формировать пункты меню индивидуально для каждого пользователя. Он будет видеть только ту часть, которая ему нужна. За счет системы разграничения доступа и возможностей настроек меню можно постепенно расширять функциональные возможности. Это способствует планомерному обучению пользователя. Начальный этап подготовки пользователя занимает около часа.

Н. А.:
- Программу установили, но ее надо поддерживать в работоспособном состоянии. Что Вы думаете по этому поводу?

Г. К.:
- Да, многие ставят программу и не думают о том, кто же будет ее сопровождать и обновлять. Со временем определенные блоки и формы отчетных документов меняются, и становится невозможным поставить на старую базу новую программную оболочку. Происходит потеря информации или же приходится одновременно работать с двумя версиями. Иногда новая версия дает сбои, и тогда приходится возвращаться к старой, пока разработчики ищут ошибки.
Кроме того, приходится работать с двумя программами: с «Академией» и «1С». Сейчас, правда, создается блок выгрузки информации в «1С», но проблема в том, что «1С» регулярно меняется, а значит, и этот блок должен меняться. Конкурировать с «1С» «Академия» не сможет, да и не ставит себе такую задачу. Поэтому нужно отдавать себе отчет, для чего нужна «Академия»: это в первую очередь удобство контроля и хранения информации, которая связана с повседневной работой. «Академия» позволяет видеть, как и за счет чего ты зарабатываешь деньги, и анализировать движение товара.

Н. А.:
- Насколько сложнее стало подбирать персонал из-за использования компьютерной программы на вашем автосервисе?

Г. К.:
- Недавно пришел мастер, никогда прежде не подходивший к компьютеру, - за две недели научили. Основные сложности были в том, чтобы попасть по клавишам. Человеку, владеющему «Вордом», как правило, хватает пары дней, но нужно, чтобы кто-то показал, как работает программа.

Н. А.:
- Стали бы Вы рекомендовать данную программу владельцам автосервисов, расположенных далеко от Москвы, куда разработчики не могут в любой день приехать и помочь в решении возникающих проблем?

Г. К.:
- Да, это имеет смысл. Но нужно ставить уже обкатанные версии, например трехмесячной давности. Я часто нахожу ошибки в новых версиях. Если ошибки существенные, разработчики приезжают к нам, но это невозможно в других городах. «Удаленному» сервису потребуется свой администратор базы данных, который менял бы файл с ошибками на новый и запускал присланные по электронной почте скрипты.


Заключение
Итак, для использования «Академии» в регионах требуется системный администратор. Но, в принципе, есть и другая возможность. О ней рассказывает Владислав Шумов, директор фирмы-разработчика ACDPlus:
- Мы могли бы управлять программой и дистанционно - через Интернет, т. е. подключаться к базе данных и менять необходимые файлы. Для этого клиент должен иметь постоянный IP-адрес.
Пока же мы не стремимся развиваться в тех регионах, куда нет возможности посылать сотрудников. Это не первоочередная задача, но, возможно, мы этим займемся. На данный момент 95 % наших клиентов - в Москве; сейчас мы рассматриваем возможность открытия филиала в Санкт-Петербурге.
 
Rambler's Top100